Fin Septembre, Microsoft a sorti sa dernière mouture Office 2016, qui succède à Office 2013 sur PC, et à Office 2011 sur Mac.

Je teste le logiciel depuis quelques jours en production pour déterminer si cela vaut le coup d’acheter la mise à jour.

Evidemment, si vous utilisez Office dans le cadre d’un abonnement Office 365 Business ou Premium, normalement vous n’avez pas de questions à vous poser puisque la mise à jour est gratuite.
(elle n’est cependant pas systématiquement automatique, Microsoft distribuant les mises à jour au fur et à mesure, j’ai par exemple été obligé de lancer manuellement la mise à jour depuis le portail Office 365)

Je me focaliserai uniquement sur les versions Petite Entreprise, qui regroupent Word, Excel, Powerpoint et Outlook.

Je laisse de côté les changements qui me paraissent peu utiles (comme le changement de l’interface graphique par exemple)

L’avis ci-dessous est tiré de ma propre expérience. N’hésitez pas à commenter !

Nouveauté principale : la collaboration

Microsoft a mis le paquet sur la collaboration « en temps réel » pour rattraper son retard vis-à-vis de Google Apps.

Co-création dans Word et Powerpoint

Dans Word et PowerPoint on peut désormais faire de la « co-création » depuis n’importe quel appareil avec l’application installée sur la machine (c’était déjà possible avant avec la version « online »)
C’est à dire que deux personnes peuvent ouvrir en même temps un même document Word, peu importe où elles se trouvent dans le monde, et travailler dessus, en même temps, l’une depuis un PC et l’autre depuis un iPad par exemple.
On voit en temps réel (avec un petit décalage en fait) ce que fait l’autre personne dans le document.

Je n’ai jamais réellement compris l’intérêt de travailler exactement en même temps sur le même document.
La très grande majeure partie du temps, je préfère travailler à tour de rôle : je fais des modifications, j’enregistre, j’en informe mon collègue, qui va sur le document, fait ses modifications, enregistre, m’en informe, etc…
Travailler en même temps sur le même document peut amener de la confusion.

Les cas d’usage utiles sont très limités, surtout sous Word ou PowerPoint.
(sur Excel je vois bien quelques cas d’usage utiles, mais la co-création ne fonctionne pas sous Excel pour l’instant)

Si vous avez des cas d’usage utiles, n’hésitez pas à commenter ce billet au bas de la page !

En plus on ne peut co-créer qu’avec un autre utilisateur Office 2016. Si cette autre personne a par exemple Office 2013, on ne peut pas co-créer avec elle.

Partage simplifié d’un document Word, Excel ou PowerPoint

Depuis ces applications, on a maintenant un bouton Partage en haut à droite.

Partager Excel 2016

On choisit une personne dans son carnet d’adresse, et cette personne recevra un E-mail, qui lui permet d’ouvrir votre document (Excel dans mon exemple) et de le consulter et/ou d’y apporter des modifications (si vous lui donnez les droits)

Le gros intérêt c’est qu’il ne réside qu’une seule version du fichier : si vous le modifiez, tout le monde voit les modifications. Si d’autres le modifient, vous voyez les modifications.

Bref très utile pour fournir un fichier toujours à jour à vos commerciaux, partenaires, clients… Une liste de prix par exemple.

En plus du partage, cela gère aussi de multiples versions. Ainsi il est possible de revenir sur une version précédente, si la modification d’un de vos collaborateurs ne vous plaisait pas!

Mais pendant les tests, j’ai un peu galéré j’avoue.
J’ai tenté de partager avec quelqu’un qui n’avait pas Excel. Car oui, Excel n’est pas obligatoire : si le destinataire n’a pas Excel, cela ouvre un Excel « en ligne », qui est gratuit.
Sauf que le destinataire voyait en fait TOUS mes fichiers, et pas uniquement mes fichiers partagés avec lui.
Bon je crois comprendre que c’est une histoire de cookies car nous avons fait plusieurs tests sur les mêmes machines et les logiciels étaient perdus ne sachant plus qui était connecté, mais quand même, j’ai trouvé cela un peu complexe.

Nouveaux types de graphiques dans Excel 2016

Six nouveaux types de graphiques apparaissent dans Excel.

Excel 2016 Nouveaux Graphiques

Excel 2016 Nouveaux Graphiques

80% du temps j’utilise des graphiques en barres ou des camemberts, j’imagine que ces graphiques sont très utiles pour les métiers financiers.
Pour mon usage, inutile.

Fonction Clutter dans Outlook 2016

Dans Outlook, vous avez désormais une fonction qui réorganise automatiquement vos messages importants.
Outlook apprends vos usages et va se permettre de faire du rangement à votre place pour vous rendre plus efficace.

L’idée est de ne laisser dans la boite de réception uniquement que les messages « Importants », et déplacer les moins importants dans un dossier nommé Clutter (ou Courrier Pêle-mêle en français je crois)
Ainsi vous vous focalisez sur les messages importants.

Alors là autant le dire tout de suite : je déteste cette fonction ! (heureusement on peut la désactiver)

Outlook ne sait PAS quels sont les messages importants pour moi, il ne le saura JAMAIS car on ne peut pas se baser sur des statistiques pour juger de l’importance.
Sans doutes qu’à 80% du temps il rangera bien, mais dans 20% des cas il va se tromper. Et si dans ces 20% il y a un message important pour moi (une commande d’un client ou une demande d’un prospect par exemple) je risque de perdre du chiffre d’affaire, beaucoup de chiffre d’affaire.

On a déjà assez de problèmes avec des messages qui vont à tort dans le dossier Courrier Indésirables, si en plus on doit avoir un dossier « Clutter » à vérifier chaque jour, c’est trop.

Je suis un adapte de la boite de réception unique, tout arrive dedans, et on fait un tri manuel une ou deux fois par jour.

Insérer des pièces jointes dans Outlook 2016

Voilà une fonction très utile !
Désormais dans Outlook quand je veux insérer une pièce jointe, je clique sur l’icône « Joindre un fichier » et là ne s’ouvre plus par défaut l’explorateur de fichiers, mais il m’affiche par défaut la liste des derniers fichiers Office que j’ai utilisé.

Insertion Pièce Jointe Outlook 2016

Insertion d’une pièce jointe dans Outlook 2016

Ainsi si par exemple je suis dans Word et je prépare une proposition commerciale, et que le lendemain je veux l’envoyer par E-mail, depuis Outlook en insérant une pièce jointe il me proposera dans la liste ma proposition commerciale sous Word accédée récemment, peu importe où je l’ai enregistrée la veille.

En plus d’afficher la liste des derniers fichiers accédés, Outlook me permet d’insérer des pièces jointes en :

  • parcourant mon PC (classique…)
  • parcourir mes dossiers WEB (OneDrive, OneDrive Business, SharePoint…)

Cette possibilité de parcourir mes dossiers WEB est géniale !

Car en fait quand on choisit une pièce jointe issue d’un dossier WEB, Outlook ne vas pas joindre la pièce jointe à l’E-mail, mais joindre un lien vers la pièce jointe.
Donc si j’ai par exemple une très grosse pièce jointe de 50 MO dans mon OneDrive, je peux l’envoyer d’un clic sans problèmes, car la pièce jointe n’étant pas jointe DANS le message (seul un lien vers la pièce jointe se trouve dans le message) cela ne fera pas exploser la boite E-mail du destinataire.

Cela remplace une solution comme WeTransfer, et j’adore car c’est très bien intégré à OneDrive et OneDrive Business.

Conclusion

Je ne rentrerai pas d’avantage en détails histoire de ne pas vous endormir !

Si les mises à jours sont gratuites pour vous car incluses dans votre abonnement Office 365, faites la mise à jour sans hésiter.
(attention cependant si vous utilisez certaines applications tierces avec votre ancien Office, elles risquent de ne pas fonctionner avec Office 2016)

Si la collaboration en temps réel ou le partage de documents avec des équipes réparties sur plusieurs sites est pour vous indispensable, faites la mise à jour.

Si comme moi vous êtes un accroc à Outlook, faites la mise à jour, car les quelques nouveautés sont très utiles.

Si vous ne faites que de taper des textes sous Word, faire quelques calculs sous Excel ou quelques PowerPoint, inutile de payer pour une mise à jour.
Restez avec votre version actuelle pendant encore quelques mois car ce serait un achat inutile.

Evidemment si vous achetez un nouvel ordinateur ou avez besoin d’acheter une licence Office car vous n’en avez pas, n’hésitez pas, achetez directement la version Office 2016 (ou mieux un abonnement Office 365)
De toutes façons il ne se vend plus à ce jour que quelques versions Office 2013, et les stocks se vident très rapidement.

 

Bonus

Sur notre page Ressources, vous trouverez un lien vers des Guides de Démarrage Rapides pour Office 2016 (en PDF)
N’hésitez pas à les télécharger, c’est gratuit !